Workflow
ll modulo "Workflow" automatizza tutti i processi relativi all'ufficio amministrazione del personale. Infatti i documenti passano da un soggetto all'altro, all'interno di uno o più gruppi di lavoro definiti in base alle regole stabilite dall'azienda. Il Workflow ha anche una funzionalità di collegamento tra il dipendente e l'ufficio del personale e funziona come un vero e propio portale aziendale.

Funzioni Operative
Con il Workflow è possibile:

• richiedere giustificativi (permessi, ritardi, ferie...);
• approvare gli straordinari;
• comunicare le mancate timbrature (dimenticanza badge);
• gestire le assenze non preventivate;

Ogni richiesta è un vero e prorio documento elettronico contenente anche le seguenti informazioni:

• stato della richiesta;
• data creazione;
• approvatori previsti;
• date singole approvazioni e approvatore di riferimento.

Tutte le funzioni operative sono guidate e controllate nel rispetto delle regole aziendali e contrattuali. Le richieste, una volta redatte ed inviate per l'approvazione, risultano immodificabili a garanzia dell'integrità dei dati. Il validatore può solamente approvare o respingere in toto il documento. Ogni tipologia di richiesta può seguire un percorso di approvazione differente.

Funzioni Informative
Ogni utente può visualizzare in base al profilo, in qualsiasi momento:

• cartellino del mese in corso (provvisorio);
• cartellini dei mesi precedenti (storico);
• situazione aggiornata della quantità di ferie, permessi, e di qualsiasi elemento che si voglia conteggiare;
• visualizzazione dello stato di approvazione delle proprie richieste;
  L'approvatore, se abilitato, potrà visualizzare tali dati per i soggetti da lui coordinati. L'ufficio del personale avrà piena visibilità ed operatività su tutti gli utenti.

Vantaggi
Utilizzando Workflow si ottengono molteplici vantaggi, tra i quali:

• eliminazione del materiale cartaceo e della sua gestione (logistica, posta interna, spedizioni, smarrimenti, ecc.);
• drastica riduzione delle richieste di informazione rivolte all'ufficio del personale;
• riduzione del carico di lavoro di tipo ?ripetitivo? dell'ufficio del personale;
• certificazione di tutti i tempi delle varie fasi di approvazione;
• supervisione da parte dell'ufficio del personale di tutte le richieste attive e del loro stato di avanzamento;
• archiviazione di tutte le richieste approvate oppure respinte (anti contestazione).

Gestione note spese e trasferte
L'utente può utilizzare il software via Intranet - o via Internet se fuori sede - per richiedere la trasferta, gli anticipi, i biglietti e le prenotazioni di viaggio. La compilazione delle note di rimborso spese sarà soggetta all'approvazione dei responsabili designati. Il richiedente potrà, in ogni momento, conoscere lo stato di avanzamento della sua richiesta attraverso il portale.
La facilità d'uso del software Zucchetti e la sicurezza ottenuta grazie ad una specifica profilazione degli accessi e le funzionalità adattabili ai diversi modelli organizzativi, riducono drasticamente il carico di lavoro dell'ufficio personale.
Il sistema è caratterizzato da un elevato grado di flessibilità che consente una completa personalizzazione delle funzioni di controllo e di calcolo.

Gestione centri di costo e cantieri
I moduli "Gestione centri di costo" e "Gestione cantieri" permettono di:

• realizzare un corretto controllo di gestione;
• associare un?attività lavorativa al centro di costo/cantiere corretto;
• abbinare automaticamente le ore lavorate al centro di costo/cantiere presente nell'anagrafica;
• creare tutti i centri di costo/cantieri che si desidera;
• effettuare controlli di quadratura tra quanto dichiarato e quanto rilevato dal calcolo della presenza;
• verificare il numero totale di ore lavorate da ogni dipendente suddivise per centro di costo/cantiere;
• sapere il numero totale di ore lavorate in ogni centro di costo/cantiere suddivise per dipendente;
• controllare lo stato di avanzamento delle attività attribuendo al dipendente il campo relativo al tipo di attività lavorativa svolta.

Gestione formule
Gestione presenze e assenze 3 web ha una struttura altamente flessibile in grado di soddisfare qualsiasi esigenza del cliente: infatti, tramite apposite tabelle è possibile personalizzare la configurazione del programma.

Gestione foglio presenze automatico
Gestione presenze e assenze 3 web consente di redigere un ?foglio presenze? automatico che crea, in base ad uno standard orario per dipendente, le ore teoriche lavorate per ogni singola giornata. L?operatore (che ipoteticamente potrebbe essere anche il dipendente stesso) può inserire facilmente le eventuali eccezioni che completano il mese (straordinari, assenze varie). Lavorando per ?eccezione? si riducono notevolmente i tempi per la compilazione del foglio presenze e, di conseguenza, per le vidimazioni del mese e le rendicontazioni per le paghe.
Se abbinata a Workflow, la compilazione del foglio presenze per opera del dipendente può essere validata a livello mensile da un responsabile che approverà con una firma elettronica le operazioni effettuate. La procedura permette inoltre di vincolare la stampa del vidimato e l?esportazione dei dati alle procedure paghe proprio all?esito positivo della validazione da parte del responsabile.
La gestione tramite foglio presenze automatico si pone come alternativa alla normale gestione del sistema di presenze tramite badge e terminali di rilevazione.

Gestione multilingua

Gestione presenze e assenze 3 web utilizza un database in lingua che permette di tradurre/personalizzare le descrizioni dell?applicazione che appaiono a video. Il database è costituito da circa 2000 frasi/4000vocaboli, che possono essere tradotti in qualsiasi lingua supportata dal sistema operativo.