My Timesheet Experience - Prima puntata- Bakery food industry


Ho attivato il sistema Timesheet in una realtà che non avrei mai immaginato!


Un Panificio industriale non riusciva a rilevare il consuntivo delle ore fatte dai suoi dipendenti su alcune semplici attività, e quindi di conseguenza anche il costo della manodopera era sempre molto forfettario.

Insieme alla direzione ho analizzato le loro esigenze, l'amministratore mi dice:
> Guardi non so più come chiederlo ai miei collaboratori, ma per avere un prezzo concorrenziale sul nostro mercato è indispensabile sapere quante ore spendo sulle varie fasi di lavorazione e sugli interventi di manutenzione sui macchinari.
> Fino ad ora ho sempre stimato grossolanamente questo aspetto, ma sono consapevole che se avessi un dato più preciso, potrei cogliere delle opportunità sul mercato per le quali ora sono incerto e quindi non mi sbilancio; a vantaggio di una concorrenza magari di qualità inferiore ma che si aggiudica queste commesse.

Sul momento ho preso tempo, anche se la soluzione mi era balenata quasi subito; ho preferito fare una analisi approfondita.
Mi hanno portato a fare un giro per i reparti, con uno stupendo profumo di lieviti e pani appena cotti.
Poi mi sono deciso a chiedere:
- Ma quali sono i parametri o le operazioni che vi interessa rilevare come ore produttive?
é cominciata una serie di richieste del tipo:
> vorrei sapere quante ore per turno ma anche chi lo fà effettivamente
> po mi interessa sapere su che macchina viene fatta la lavorazione e il tutto quantificato per reparto , ma anche dettagliato per macchina e dipendente ....
> vorrei anche che timbrassero il meno possibile senza sbagliare ...
> mi bastano i consuntivi su dei fogli di Excel per verificare i costi con i preventivi commerciali fatti...

Sul momento ho preso nota, interrompendo il cliente che già si stava lanciando in fantasie strane , e gli ho detto:
- Bene bene ho preso nota le faccio avere una relazione scritta con anche degli schemi esplicativi, lei la legga e mi dica se la soluzione è quella che giusta.

Me ne sono andato cercando di pensare ad una soluzione semplice ma efficace ...
quindi ho creato configurato tre entità di Timesheet:
Commessa (che per loro si chiamava macchina)
Attività (che per loro era Turno di lavoro)
Centro di Costo (che per loro diventava reparto)

poi ho proposto la rilevazione real-time e dei terminali con ProductionGo con cui potevano timbrare le presenze ma anche la produzione.

Per semplificare la marcatura ho stabilito che timbrassero solo gli inizi delle lavorazioni,
e utilizzando la funzione integrata di Timesheet, ogni inizio terminasse la lavorazione precedente
e le timbrature di presenza generassero delle sospensioni (USCITE) e delle riprese (ENTRATE) automatiche delle lavorazioni stesse.

Non era necessario nessun import perché una volta censite le macchine (circa una trentina); i turni (solo 20 tipi di turni); i reparti (circa 10) che considerano anche il personale non produttivo amministrazione e altro;
inserendo questi dati direttamente in Timesheet era sufficiente per partire.
Mi sembrava troppo semplice ma ragionandoci sopra la cosa mi convinceva.

Fatta la relazione e sottoposta alla direzione del cliente, veniva però accettata con entusiasmo con un’unica variazione,
preferiva che il terminale in reparto facesse solo la marcatura di produzione
mentre la presenza venisse generata da un terminale di presenza dedicato.

Bé devo dire che la soluzione, anche se semplice è piaciuta e sta tuttora funzionando; dopo un po’ di tempo sono stato contattato dalla direzione e mi hanno detto:
>grazie abbiamo scoperto che sul prodotto dove eravamo convinti di guadagnare stavamo invece perdendo, mentre
sul prodotto standard che non giudicavamo redditizio è risultato invece quello con maggiore margine
>senza una rilevazione di questo tipo avremmo sicuramente sbagliato le nostre valutazioni
> Grazie ancora....

Io dico grazie a Zucchetti con le sue soluzioni sono riuscito a fare contento un cliente ma ho aiutato anche una azienda italiana a produrre meglio , mi ritengo soddisfatto

alla prossima Timesheet Experience

 

     Traduzione Inglese

An industrial bakery could not record the result of the hours made by its employees on some simple activities, and therefore the cost of labor was therefore always very flat-rate.

Together with the management I have analyzed their needs, the administrator tells me:
> Look, I no longer know how to ask my collaborators, but to have a competitive price on our market it is essential to know how many hours I spend on the various stages of processing and maintenance work on the machinery.
> Until now I have always roughly estimated this aspect, but I am aware that if I had a more precise data, I could seize opportunities on the market for which I am now uncertain and therefore I am not unbalanced; for the benefit of competition, perhaps of inferior quality, but which wins these orders.

At the moment I took time, even if the solution had flashed me almost immediately; I preferred to do a thorough analysis.
They took me for a walk around the departments, with a wonderful smell of yeast and freshly baked bread.
Then I decided to ask:
- But what are the parameters or the operations you are interested in detecting as productive hours?
A series of requests has begun:
> I would like to know how many hours per shift, but also who actually does it
> I'm interested in knowing how the machine is processed and quantified by department, but also detailed by machine and employee ....
> I would also like them to stamp as little as possible without making mistakes ...
> I just need the results on Excel sheets to check the costs with the commercial quotes made ...

At the time I took note, interrupting the client who was already throwing himself in strange fantasies, and I told him:
- Well I have taken note I have a written report with explanatory schemes, you read it and tell me if the solution is the right one.

I left trying to think of a simple but effective solution ...
so I've set up three timesheet entities configured:
Saleswoman (which for them was called a car)
Activities (which for them was Job Turn)
Cost Center (which for them became department)

then I proposed real-time detection and terminals with ProductionGo with which they could stamp the presence but also the production.

To simplify the marking I have established that they only stamp the beginnings of the workings,
and using the integrated Timesheet function, each start ends the previous processing
and the presence stamps generated suspensions (OUTPUTS) and automatic (REVENUE) filming of the workings themselves.

No import was necessary because once the machines were registered (about thirty); shifts (only 20 types of shifts); the departments (about 10) that also consider the non-productive personnel administration and other;
inserting this data directly into Timesheet was enough to leave.
It seemed too simple, but by reasoning on it, it convinced me.

After the report and submitted to the customer's management, it was accepted with enthusiasm with a single variation,
he preferred that the terminal in the ward made only the production marking
while the presence was generated by a dedicated presence terminal.

Well I must say that the solution, even if simple liked and is still working; after some time I was contacted by the management and they told me:
> thanks we found that on the product where we were convinced to make money we were losing, while
on the standard product that we did not consider profitable, it was instead the one with the greatest margin
> without a detection of this type, we would have definitely made a mistake in our evaluations
> Thanks again ....

I say thanks to Zucchetti with his solutions I managed to make a customer happy but I also helped an Italian company to produce better, I feel satisfied